Orgito

Proces

Negocjacje pomiędzy firmami

Dzięki Orgito do finalnej wersji dokumentu już nikt nie będzie miał uwag!


Aplikacja Orgito przyspiesza i porządkuje pracę nad dokumentami.



W istniejących aplikacjach, uzgadniając dokumenty zdarza się pomyłkowo, że opinie nanoszone są na różne wersje dokumentu. Konieczne jest wtedy żmudne scalanie różnych wersji. Dzięki aplikacji Orgito, nie ma problemu z pracą na różnych wersjach dokumentu. Zmiany do dokumentu mogą być wprowadzane i zapisywane:
Tylko na jednej wersji dokumentu
Tylko przez jednego użytkownika


Jak aplikacja Orgito przyspiesza pracę?


a) Informując na platformie, czy dokument jest dostępny do edycji i na jakim jest etapie negocjacji. Tabela toczących się negocjacji zawiera między innymi następujące informacje:
Opiniujący – informacja, kto aktualnie opiniuje dokument.
Status – informacja, czy dokument wymaga aprobaty, czy jest w aprobacie w firmie, czy u kontrahenta.
Dostęp do edycji – kolorowy kod lampek przekazujący najważniejsze informacje np. zielona lampka to dokument gotowy do edycji.

b) Wysyłając powiadomienia mailowe dostępności dokumentu do edycji i statusie:
Powiadomienia – użytkownik otrzymuje powiadomienia mailowe o zdarzeniach na platformie. Sam wybiera, dla jakich zdarzeń ma je otrzymywać.

Jak aplikacja Orgito porządkuje pracę?


Orgito systematyzuje pracę nad dokumentami. Użytkownik: a) ustala proces opiniowania treści dokumentów:
bez ustalonej kolejności - użytkownicy opiniują dokumentem w dowolnej kolejności (kto pierwszy ten lepszy)
z ustaloną kolejnością - użytkownicy pracują nad dokumentem w ustalonej kolejności (użytkownik po użytkowniku)

b) wybiera, które osoby mają opiniować dokument w firmie.

c) ustala, które firmy mają wziąć udział w negocjacjach i wpisuje adres email osoby, która ma otrzymać zaproszenie do negocjacji. Osoba ta staje się koordynatorem negocjacji w zapraszanej firmie – ma zorganizować proces opiniowania i aprobaty dokumentów w swojej firmie.


Użytkownik po zakończeniu pracy nad danym etapem dokumentu, ma możliwość dodania komentarzy do dokumentu oraz:


Wysłania opinii – czyli wyrażenia opinii o dokumencie wobec pracowników własnej firmy, która nie jest jednocześnie aprobatą całej treści dokumentu, czyli nie umożliwia wysłania tej wersji dokumentu do kontrahenta.
Wysłania aprobaty – czyli wyrażenia opinii o dokumencie wobec pracowników własnej firmy, która umożliwia wysłanie danej wersji dokumentu (jako stanowiska bądź zatwierdzenia dokumentu).
Wysłanie stanowiska – co jest jednoznacznie z wysłaniem opinii odnośnie dokumentu do kontrahenta w imieniu firmy.
Zatwierdzenie dokumentu – co jest jednoznaczne z zaaprobowaniem treści dokumentu w imieniu firmy.

Jeżeli po aprobacie dokumentu, inny użytkownik wprowadzi zmiany – użytkownik, który zaaprobował dokument otrzyma informacje o zakresie wprowadzonych zmian oraz pytanie, czy podtrzymuje swoją wcześniejszą aprobatę.

Co w sytuacji, gdy jedna z osób opiniujących lub aprobujących nie jest w pracy?


Nieobecność osób nie wstrzymuje procesu! Użytkownik może wybrać osobę lub osoby, do której będą trafiały dokumenty pod jej nieobecność.

Dokumenty zostaną automatycznie przekierowane do użytkownika, który jest wskazany jako zastępstwo.


Jak wykorzystać czas, kiedy inny użytkownik opiniuje dokument?


Kiedy inny użytkownik opiniuje dokument:
nie można wprowadzić zmian ani komentarzy
można wprowadzać notatki!

Notatki nie są widoczne dla innych użytkowników.

Kiedy dokument będzie wolny do edycji, notatki mogą być przeniesione do treści dokumentu.